【适用范围】

本规定适用的国际会议指：以西安交通大学单位名义在陕西省西安市主办、承办的有国外代表出席的会议、研讨会、报告会和交流会等。

【审批流程】

1、由申请办会的负责人应提前一年或至少半年向我校国际处上报举办会议材料，其中应写明会议的议题、宗旨、规模、时间、地点及会议经费预算等内容。经国际合作交流处初步审核申请后，预报并正式上报至教育部进行审批；获教育部批复后，申办单位方可开展会议筹备工作。

2、举办单位根据需要在会议召开前三个月到国际合作与交流处为已确定参加会议的外宾申请来华访问签证手续，具体详细规定请参照国际处主页“西安交通大学邀请外国专家访问签证办理流程”。

【经费来源】

1、我校举办的国际会议本着“以会养会”的原则，鼓励收取参会代表参会会议注册费。各会议负责人可积极争取相关科研经费以及其他渠道的经费资助或赞助。

【管理接待】

1、我校举办的国际会议应按照国际惯例办事，不得承担额外义务。要本着厉行节约，讲求实效，以我为用的原则办会，不涉及国家政治敏感、意识形态等问题，不涉及“一中一台”，“两个中国”问题。国际会议原则上在本校召开，以便展示我校的实力，扩大我校对外影响。

2、国际会议结束后，主办单位在一个月内向我校国际合作与交流处递交本次会议的总结报告。

【其他事项】

对以上规定的解释工作由国际处负责。